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某航空研究所资产条码管理系统简介

1 引言

1.1 概述

六一五所设备资产已具备中型以上企业规模,设备资产主要是仪器、仪表、计算机、专用测试设备、机动设备等,这些仪器、仪表、设备必须要进行日常的管理、计量和周检、维修和保养,以及封存和处理等工作。
资产管理是日常工作中比较烦琐和消耗人力资源的部分,要做到“帐、卡、物”对应的管理要求,信息化就非常的必要。特别是前几年我所的技改及非标设备大量购入,资产管理不够到位,给建立在日常管理之上的资产统计报表、资产评估、资产界定、资产结构分析、资产处理等带来直接或间接的影响。

1.2 现状分析

六一五所自行开发了“仪器管理系统”、“计量系统”两套系统,只能进行简单的管理仪器仪表的开箱、验收;借用、归还;计量、报处理等日常操作,虽然在过去发挥了一定的作用,但是很不完善,表现在:1)仅仅做信息简单记录,不能进行历时记录查询、自动报表功能;2)数据输入没有严格流程,无法做到严格按照流程进行控制;3)资产分类不清、编码混乱;4)不能进行信息的批量处理;5)数据维护很不方便;6)没有权限设置,数据安全性不够。随着技术改造项目规模扩大,仪器设备高精尖技术及分类越来越复杂,老的信息管理系统的不足之处逐渐凸现,已经制约了我所固定资产管理的水平。目前,资产的信息化管理已经可以轻松实现,并在各行各业普遍推广应用,我所作为航空工业的著名企业,各类技术水平和管理水平都在日益提高,信息化工作也已全面展开,一套更加全面、更加专业的资产信息化管理系统已迫在眉睫,既有必要,而且也是可以轻松实现。

2 系统需求说明

仪器设备与计量管理系统,是我所信息化大系统中的一个子系统,主要要求能完成我所与仪器设备管理和计量管理的相关的所有功能。本系统应该能体现我所仪器设备资产管理所有流程信息和相关规章制度,以便全所人员遵照执行。

2.1 资产信息

2.1.1 资产基本信息

  1. 资产名称
按照名称规定优选,可以适当增加,严格控制随意取名(通过记忆方式,减少输入);
  1. 资产型号
按照实际型号
  1. 资产性质(入库形式)
固定资产、低值易耗品、技改临时资产(技改购入,项目未验收入库)、临时资产(需交付资产)、帐外资产(已核销尚在使用的、未知来源无财务记录的);
  1. 资产分类
资产分类按照GB/T14885-94《固定资产分类与代码》分大类,但考虑到《固定资产分类与代码》分类相对较粗,为了方便管理,内部增加一级分类,在进行报表时,可以选择一级分类(国标)和二级分类(国标+内部分类);
  1. 资产编码
    • 所现有编码(可以一物多码)
    • 条形码(国标资产分类代码+内部分类代码+流水号);
  2. 资产级别
资产级别分为主资产和附资产,附资产的存在必须有上级主资产存在;
  1. 资产状态
    • 完好
    • 限用
    • 封存
    • 待处理
  2. 供应商
根据采购信息,录入供应商。
  1. 生产厂家(限制输入,只能从列表中选择)、出厂编号、保修年限(输入保修到期)
根据实物和采购合同。
  1. 主要功能性能指标

2.1.2 验收入库信息

  1. 资产来源:
    • 采购入所
    • 协作入所
    • 自制
    • 其他入所
  2. 申购人、申购单编号、开箱人、开箱单编号、入库人、入库单编号、验收单编号
    • 编号要求采用同一流水号,格式见附件表格
  3. 购入价格
  4. 发票编号
  5. 发票日期
  6. 验收级别:1)普通(不需计量,可以直接借用,如计算机),2)一般计量(只需计量,不需要试用验证),3)试用(需使用部门试用,不需计量),4)试用并计量(需使用部门试用,并计量)5)首次计量,以后只在项修或大修时计量

2.1.3 借用信息

  1. 借用人、借用部门、借用日期
  2. 存放地(可选项,考虑一般仪器可以不录入,但大型仪器设备或固定的仪器设备如空调等,要求输入存放地)
  3. 所属课题,系统可以以课题形式统计占用资源情况,重点实验室设备作为课题管理

2.1.4 计量信息

  1. 计量周期
  2. 仪器接收时间
  3. 仪器计量时间
  4. 计量单位
  5. 计量人员
  6. 计量结果
  7. 计量报告编号
  8. 仪器分发时间
  9. 计量价格

2.1.5 维修信息

  1. 申请人
  2. 申请单号
  3. 维修单位
  4. 维修人员
  5. 完成日期
  6. 修理报告
  7. 维修价格

2.1.6 保密信息

  1. 是否涉密
  2. 是否联园区网
  3. 密级
涉密设备,需输入密级,分秘密、机密、绝密三级。

2.1.7 其他基本信息

  1. 资产附件:
    • 主要附件,不能遗失
    • 一般附件,可按低值易耗品管理
    • 资料
  2. 信息录入人、录入日期(自动生成)
每张卡片(见附表1“615所仪器设备类固定资产管理信息表”)应该包含上述信息,在卡片信息的录入过程中,要相应地体现管理流程,只有将必须的信息全部输入完毕后,资产入库才能结束,否则,资产卡片将归入临时待处理卡片。具体资产信息卡片格式,本着美观实用的原则进行设计。

2.1.8 家具及房屋信息

本系统除能实现仪器仪表的管理外,同时要求能实现家具及房屋固定资产的管理,其基本信息见附表2 “615所办公家具类固定资产信息表”和附表3“615所房产类固定资产信息表”。

2.2 资产日常管理

本软件要求能体现资产日常管理的工作流程,但不要求实现自动化办公流程。

2.2.1 申购流程

申购流程,作为固定资产管理系统的输入流程,在本系统中,产生申购表格,仪器申购人员,填入申购信息,系统自动生成申购单编号,打印后走纸质审批流程。申购流程的最后,最终完整的申购单纸质归档。本系统可以查到原始申购单信息。
     要求系统能进行申购单的登记和查询,以及已完成审批的申购是否已完成采购信息查询。

2.2.2 开箱流程

采购流程,由采购供应部实现。在完成采购后,采购人员将实物和相关采购信息,交仪器设备开箱人员进行开箱验收。系统根据申购单编号,自动生成开箱验收单(含编号),仪器设备开箱人员按照开箱程序,完成仪器设备的开箱验收,并将相关信息录入计算机系统。开箱要求即可以多人同时开箱,也可以实现批量开箱。
    “资料”选项分一般资料和合格证两项,要求必填,填不下可以翻页。无相关资料产品不准验收入库。(如果确实对方不能提供相关证明的,必须填写经采购部、17室和使用人员签字确认单)

2.2.3 入库流程

入库要求实现单台设备入库、批次入库和转库三个环节。又根据资产性质不同,分别按照下列流程进行入库。

2.2.3.1 低值易耗品入库流程

低值易耗品又分低值品和易耗品,都应严格管理、入帐。易耗品进行详细登记,以便查询。
低值品入库信息参见附表1“615所仪器设备类固定资产管理信息表”(部分信息可作适当删减,实施时可以进一步讨论)。

2.2.3.2 临时资产入库流程

临时资产,是指用于横向合作等原因购入,将作为产品交付外单位的资产。临时资产入库严格按照固定资产入库流程2.2.6.1进行,产品交付时,交付部门凭相关交付证据到17室销帐。

2.2.3.3 帐外资产入库流程

帐外资产,一是主要是指资产已折旧完(17室与财务部门每季度进行一次核对),退出固定资产库,但资产还有使用价值,可以继续使用的,系统可将其转入帐外库资产;二是指少量在盘点中发现的,已说不清楚来源的,财务帐上也没有的仪器、设备,可以通过评估设定一个使用年限和残值,通过帐外库管理。

2.2.3.4 固定资产入库流程

2.2.3.4.1 采购设备入库流程
资产采购到位后,采购员将仪器设备、申购单(技改论证报告)交17室仪器设备组,仪器设备组根据申购单(技改论证报告),进行开箱验收工作。根据验收级别:
  1. 普通仪器:
  2. 一般计量仪器:
  3. 试用:
  4. 试用并计量
待卡片信息输入完整后,卡片自动转入固定资产库,入库才能全部完成。
要求系统能进行开箱未验收和验收未完成入库仪器设备台帐查询。
2.2.3.4.2 合同协作设备入库流程
通过合同协作形式进入我所的仪器设备,必须严格办理入库手续,由合同签订方,持相关合同副本、验收报告、设备清单、设备技术资料、计量报告(如有的话)等办理入库手续。在系统录入时,分需要计量和不需要计量入库。不需计量直接入库(相关录入信息参见资产信息)。如需要计量的,如果已有计量报告,录入计量报告编号和计量周期,如果没有计量报告的,参照一般计量仪器执行。完成所有信息录入后,进入固定资产库。
2.2.3.4.3 自制设备入库流程
由于科研生产工作需要,所内自行开发了很多的自制设备。自制设备,由设备研制部门,在完成设备的开发后,提请所内计量,在计量合格后,17室组织验收,合格后,开发部门持相关设备技术资料、估计价格(采供部审核)、验收报告、计量报告办理入库手续。
2.2.3.4.4 技改临时资产入库流程
  1. 入技改临时库
技改临时资产,主要指通过技改方式购入或合同协作入所的资产,由于没有完成技改验收,尚不能入固定资产帐,因此开辟技改临时资产库。仪器设备采购或合同协作入所参照固定资产入库流程。
  1. 转入固定资产
技改临时资产,在技改项目验收完成后,由资产管理员按照技改项目清单,批次转入固定资产。

2.2.4 资产借用流程

资产入库到二级临时库时,就可以办理借用手续。资产管理员根据申购单(技改论证报告)通知申购人员前来办理借用手续。
借用人,在仔细核对纸质借用卡片和实物后,在借用卡片上签字。资产管理员,将借用信息录入系统。

2.2.5 资产锁定流程

库存的资产可以处于锁定的状态,既在有人预借或留做特殊使用的时候,可由系统管理人员将该资产锁定。
      被锁定的资产不能被借出、分发、领用等,只有将其解锁或者预借人、特殊使用者可以对其进行操作。

2.2.6 资产归还流程

当资产需要归还时,借用人将资产带到17室,资产管理员仔细核对借用信息和实物后,在借用卡片上签字确认,并将借用信息更新,系统留下历史借用记录,以备查询。

2.2.7 统计

系统能够提供日常管理的相关统计功能:
  1. 统计任意时段内资产数量、总额;
  2. 统计任意时段内资产变化数量、总额;
  3. 按照资产基本信息统计
统计功能,一般只统计主资产,附资产数量不计入总数量,金额自动加到主资产上。特殊情况,也可以选定不分主附资产,都作为单独资产进行数量及金额的统计。

2.3 资产维修管理

2.3.1 资产维修申请及处理

资产使用人,在发现使用仪器设备出现故障,需要维修时,填写 “仪器设备维修申请单”,填入故障现象及初步分析,提交处理。系统自动生成修理申请单号(YQXL-XXXX),并将申请单打印后走纸质审批流程和维修流程。

2.3.2 维修报告及处理

维修完成后,修理人员完成维修报告并提交处理,系统将信息存储。借用人可以查看修理情况记录。如发生修理费用的,要求登记录入。

2.3.3 自制设备修改申请及处理

在资产的使用过程中,由于设计改进等原因,原有的自制设备存在着部分需要改进的现象。使用人员需要改进时,填写仪器设备修改申请单(见附表),填入修改的原因及相关需求。系统自动生成修改申请单号(YQXG-XXXX),打印走纸质审批流程。完成改进后,由提出部门办理相关重新验收程序,设备管理部门进行登记备案。

2.3.4 仪器设备申请处理工作流程

仪器在需要的情况下,可以申请处理,处理分两种方式:一是封存、二是报废。

2.3.5 统计

系统能完成与仪器维修、修改和处理相关的统计工作,包括本单位月度、季度、年度维修、修改和处理的数量及金额统计,相关部门月度、季度、年度维修、修改和处理的数量及金额统计,仪器设备的完好率统计,单台设备生命周期维修情况统计等。

2.4 计量管理

2.4.1 计量计划

系统根据仪器设备基本信息中的计量周期信息,能自动生成年度计量计划和月度计量计划。计量管理人员,根据计划,每月下发计量通知,安排计量工作。
     要求系统在生成月度下发计量计划时,自动统计累计没有计量完成的仪器设备情况,加入计量计划,并加于区分。

2.4.2 计量接收与分发

需要计量、周检的仪器设备在首次验收计量后,系统设定了计量周期。在设定日期前10天,系统会自动对计量管理员及设备使用人进行计量提醒。每日提醒一次,计量管理人员在收到各部门送计仪器后,输入送计日期后计量接收完成,系统不再提醒。(您使用的仪器设备XXX编号XXXX于XX月XX日,计量到期,请送计量。)
在完成计量后,计量管理人员通知各部门领用,在输入领用日期后,系统分发完成。

2.4.3 计量报告

计量人员在完成仪器计量后,点击计量报告,系统自动进入计量报告页面(见附表2)。计量报告分标准格式部分和自由输入部分。标准格式部分见附表。完成计量报告后提交校对、审核处理,完成后系统进行存储,在没有授权的情况下,不得更改。
计量过程中发现的质量问题,按照相关程序执行,在报告中加以注明。

2.4.4 计量统计

系统要求能够完成计量相关数据的统计,包括:本单位月度、季度、年度计量仪器数量、计量费用,有关人员或单位计量月度、季度、年度计量仪器数量、计量费用,计量完成率,计量合格率等。(超期仪器汇总表)

2.5 报表功能

系统要求能提供报表功能,查询结果都可以以报表形式打印,另外还要能够提供:
  1. 月度、季度、年度资产情况报表;
  2. 月度、季度、年度资产变化报表;
  3. 一级临时卡片库报表
  4. 二级临时卡片库报表
  5. 任意时段内资产报表。
报表一般采用设定的通用内容和格式,也可以用户自定义报表内容和格式。

2.6 查询功能

系统内的所有信息都可以通过不同的方式进行查询,包括资产基本信息查询借用信息查询、修理和修改信息查询、历史信息查询、综合信息查询和自定义信息查询。

2.6.1 资产基本信息查询

每一类型的资产都可以按照资产基本信息的任何一项或多项进行查询。
  1. 查询类型:
    • 在用资产
    • 封存资产
    • 待处理资产
    • 部门资产
    • 转移资产
    • 历史资产
    • 退出资产

2.6.2 借用信息查询

系统提供借用信息查询,包括借用部门、借用人和借用时间等。

2.6.3 修理修改信息查询

系统提供修理和修改信息查询,可以按照修理修改提出部门、提出人、提出时间,修理修改单位、部门或个人,修理修改完成时间,修理修改单号,修理维修时间段等。

2.6.4 历史信息查询

系统提供历史信息查询,包括历史借用人、借用部门,仪器设备的历史记录等。
      其中仪器设备的历史记录将包括从购入到退出过程中,所有的维修、计量、折旧等操作。

2.6.5 综合信息查询

  1. 提供时间段查询:
    • 入库时间段
    • 维修时间段
    • 借用时间段
    • 还库时间段
    • 卡片修改时间段
  2. 提供范围查询
    • 购置金额范围
    • 存放地范围
    • 保修年限范围
    • 资产编码范围
    • 计量周期范围

2.6.6 自定义信息查询

系统提供使用者自行定义关键字的模糊查询功能。

2.6.7 其他

要求:
  1. 能进行单台设备的全生命周期信息查询,包括故障数、故障时间、维修费用等
  2. 入库、计量、维修等数量、金额,设备完好率等月度分布统计
以图表形式显示和打印。

2.7 盘点

由于我所资产数量庞大,盘点存在相当难度,因此考虑资产管理系统能够提供盘点功能:
  1. 提供条形码功能:
    • 条形码中内容按资产分类、资产编号、保管部门、保管人、存放地
    • 条码标签的大小布局、字段内容可以自定义,可以设置在打印前预览条码标签。可以设置每条资产的条码份数;
  2. 提供pc机与盘点手持设备的数据通讯;
  3. 提供盘点功能:
    • 在手持设备上提供资产盘点功能:正常盘点、转移盘点、未盘点;
    • 盘点异常的查询,资产状态现场确认,资产现场转移,盘点信息逐条删除、全部删除等功能;
    • 盘点资产是否损坏确认;
    • 盘点检验状态
  4. 提供生成盘点明细报表、盘亏明细表、盘点汇总表功能。

2.8 系统维护

本系统要求易于维护。

2.8.1 组织结构维护

要求系统能够提供对本系统内设定的组织结构和人员情况,在所级资产管理员授权的情况下,根据实际情况进行必要的调整,增加/删减/修改部门信息,增加/删减/修改借用人信息。

2.8.2 权限维护

提供用户权限管理。可以设定所级资产监督员、所级资产管理员、资产管理员、二级设备管理员及普通用户等五级不同权限管理:
  1. 所级资产监督员
一般指所级领导,可以对全所的全部资产信息进行浏览,可以进行查询、报表和统计操作。
  1. 所级资产管理员
指仪器设备部门负责人,对全所仪器设备进行总体管理,是具体执行操作部门的负责人,有权对本系统内的所有信息进行增加、删除、转移等各类操作。并授权相关人员对本软件进行相关操作。
  1. 资产管理员
一般指17室仪器设备管理员,可以对正常的数据信息进行录入、增加、转移等管理,在录入过程中的修改、删除等工作;可以对全所的全部资产信息进行浏览,可以进行查询、报表和统计和打印等操作。当信息录入完成后,如果涉及修改、删除操作,必须经所级资产管理员授权。
  1. 二级设备管理员
指各部门领导和各部门设定的二级资产管理员,可以对本部门的资产信息进行浏览,可以进行查询、报表和统计和打印操作。
  1. 普通用户
指全所员工,可以对本人的借用资产信息进行浏览,可以进行查询、报表和统计和打印操作。可以根据需要,提出仪器设备的申购、计量、维修、修改等申请。

2.8.3 备份和恢复

系统要求能自动备份数据和人为备份数据,根据用户需要,对数据进行恢复。

2.8.4 软件维护

用户可以在所级资产管理员授权的情况下,对软件进行适当维护,增加/删减/修改资产性质(库别),增加/删减/修改存放地信息。

2.9 结构形式

C/S结构的应用软件:即在客户机上安装有客户端软件,在服务器上安装服务器端软件,客户端软件通过网络相连接,调用服务器端的数据、程序从而完成操作任务。所级资产管理员和资产管理员采用该软件结构。
B/S结构的应用软件:即在服务器端安装有软件,客户端不需要安装软件,只要浏览器可以访问到服务器即可,因此客户端是零维护的。所级资产监督员、二级设备管理员和所有的资产保管人、使用人采用这种软件结构。但要求客户端能查询借用仪器的详细信息。
混合采用C/S, B/S两种软件结构,充分发挥两种结构各自的优点。由C/S结构完成固定资产的日常管理、打印条形码、盘点、固定资产各种报表等功能,实现资产在整个生命周期的全程跟踪管理;由B/C结构实现固定资产的各种查询功能,有助于每一个员工都了解、参与固定资产管理,固定资产管理员全局掌握,真正实现责任到人,实现全员资产管理。

2.10 与信息化其他系统接口

2.10.1 与ERP接口

  1. 采购模块接口
本系统要求能与采购模块能共享信息。共享信息有:
申购部门   申购人   申购日期   申购单号
                         采购人   采购日期   采购单号
设备名称    设备型号    生产厂家     供货商
设备单价   保修期    入库单号    入库人   入库日期
  1. 车间管理模块接口
车间管理模块,在安排车间工作时,需要设备的编号以及设备计量或周检时间安排信息,考虑设备周检频率不高,初步设想是ERP系统在安排工作计划时,可以从固定资产管理系统中查询到该设备的周检计划,进行相关设置。

2.10.2 与财务管理软件的接口

财务软件中也有固定资产管理这个软件模块,设备名称和编码以及固定资产实物以17室固定资产管理软件为依据来进行管理,设备的折旧和残值以财务数据为依据,本系统在建立初期输入财务报表数据,后续运转过程中,通过两个系统的报表核对软件进行自动核对。需要核对的共享信息有:
资产编号    资产名称     资产原值

2.10.3 与人力资源软件的接口

设备管理离不开人员及组织结构,本系统在初期要求可以一次性导入现有组织人员结构,在后期的使用过程中,在所级资产管理员授权的情况下,可以通过人员变化表进行批次性导入。导入后,涉及到人员部门调动的,系统生成人员变动确认表,进行相关资产调拨或转移确认。与人力资产软件的共享信息有:
姓名     人员编号     部门

2.10.4 与实验室管理模块的接口

我所即将推行实验室管理模块,要求本系统能实现实验室用的仪器设备与实验室管理模块的信息共享和交换。

2.10.5 其他

  1. 为了实现与未来其他系统的集成,要求开放系统数据结构及各种系统集成用API接口。
  2. 提供后续信息化集成时的必要的现场支持和适应性改进功能。

2.11 其他

  1. 本软件还要求能让全体员工查询到库房现有资产信息,以方便借用。
  2. 要求能查询高、精、贵仪器的信息,以便共享。
  3. 软件基本结构,要求采用Windows下拉界面。
  4. 要求无论在任何界面下,只要双击某仪器设备栏目,就能显示该仪器设备的详细信息。

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