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RFID房管局档案信息化管理建设方案

    1.1 项目背景

  随着信息技术的广泛应用人们越来越认识到新技术对提高管理和效益的重要性。

  20世纪90年代兴起的射频识别技术(Radio Frequency Identification,以下简称RFID),是一项利用射频信号通过空间耦合(交变磁场或电磁场)实现无接触信息传递并通过所传递的信息达到识别目的的技术。

  1.2 需求分析

  基于当前房管局档案管理中存在的各种问题,结合先进的物联网系统和RFID技术,对当前的档案管理系统进行升级改造,实现档案资料智能管理信息化,提高档案存取的精确性,提高检索和借阅效率,增强档案资料在存储、查询等各个环节的安全性:

  1.2.1 档案管理信息化

  按照档案资料日常的存储、查询、防盗等具体业务,对档案流通进行动态的管理,系统通过RFID作为信息载体,对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控,实现档案业务办理的自动化和信息化。

  1.2.2 提高档案存取精确性

  通过对档案存放信息的信息化管理,配合RFID电子标签的使用,在进行档案存取时可以通过系统精确的定位到档案存放的位置。同时可以使用移动终端系统对存放的档案进行扫描,准确的得到档案的存放位置。

  1.2.3 提高检索和房屋过户效率

  使用RFID技术对档案进行管理,实现借阅档案的自动定位和位置提醒功能,减少查找档案的时间,提高房屋过房的效率。减少档案管理人员的工作量,提高整体的工作效率。

  1.2.4 提高盘点效率

  使用移动终端对库存档案进行盘点,取代传统的人工手动盘点方式,提高盘点的效率。

  1.2.5 提高档案的安全性

  通过对档案赋予RFID身份标签,配合 RFID门禁系统和视频监控系统,提高档案的安全性与在办理房管局各业务中,自动识别档案。

  1.3 建设目标

  系统建设的目的是解决房管局档案资料管理中的管理技术问题,按照房管局档案管理日常业务,对档案流通进行动态的管理,系统通过RFID作为信息载体,对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控,实现档案业务办理的自动化,从而取代传统的纸质工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度,为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式,提高服务水平,提升管理的综合实力。

  1.4 RFID档案管理建设规划

  1.4.1 建设架构规划

  基于基于房管局RFID档案管理系统由档案发行中心、识别基站、档案管理平台三部分组成。

  档案发行中心:通过发行中心为每个档案装备无源标签,并在系统中记录档案信息,以及与标签建立关联。把档案信息写入RFID芯片中(档案号,房屋使用人,位置信息,建立时间等)

  识别基站:在档案库房出入大门附近装备两台RFID读写器,当装有标签的档案接近识别范围时,RFID读写器自动识别档案的进出状态,并自动记录所携带档案的信息。实现每个档案的出入都有严格的控制。手持机通过终端更新档案信息,通过手持机对档案进行巡查、盘点等应用。

  档案管理平台:由监控子系统、档案管理子系统组成。通过监控子系统向用户提供报警、短信提醒、电子标签管理应用。通过档案管理子系统向用户提供库房管理,档案位置管理,档案查询,档案创建等应用。

  1.4.2 系统网络规划。

  1.4.3 业务流程规划

  在房地产档案管理系统信息化的今天,房地产档案信息化系统的主要由信息利用、信息整理及实体管理三大功能模块构成。房地产档案管理系统的基本业务流程见图。虽然不同的部门、不同类型的档案具体内部执行有所不同,但从整体上看,系统均由上述三大功能模块组成。

  基于RFID技术的房地产档案管理信息系统中的实体管理功能。智能化档案管理系统中实体管理功能包括库房位置信息管理、实体签收、档案转架、补充资料处理、档案盘点、出入库管理、实体内部调案管理等业务。文中关于房地产档案实体管理RFID智能化信息系统设计如下:

  (1)以档案袋为单位,每个档案袋上均附有电子标签。

  (2)档案馆出入口处均安装有RFID读写器。

  (3)档案实体在整个生命周期中,从档案建立起拥有的档案袋、在经档案整理部门、再到库房存放直至档案销毁之前,档案袋均不允许更换。

  (4)每个档案架都贴有1个电子标签,称为档案架标,档案架的每层也分别贴有1个标签,称其为档案架层标。

  (5)档案馆已有基于条形码技术的信息系统用于完成档案的整理、签收、入库、出库、盘点等流程的信息处理工作。系统开发目标:保证档案馆原有信息系统业务流程向智能档案管理新流程的顺利变革,实现以信息流管理为核心,将档案馆所有业务活动联系起来,完成档案电子标签信息的有效共享

  1.4.4 系统功能规划

  1.4.4.1 档案归档业务分类

  房地产业务分类很多,哪些业务档案需要归档,在此可以自由设置。

  1.4.3.1 归档信息选择

  档案管理系统是所有业务管理系统自然延伸和有机组成部分,有些信息需要归而另一些信息无须归档,通过归档信息维护,即可实现对有效信息的选择。

  1.4.3.2 档案查询维护

  房地产档案管理的目的不仅仅是为了保存,更是为了查询。为业务办理提供事实依据。通过此功能即可实现用户对查询的需求。

  1.4.3.3 实时信息入库

  对于业务管理信息,在作了档案分类维护、归档信息维护、档案查询维护后,即可自动归档了——业务信息入库。

  1.4.3.4 历史信息录入

  对于历史业务信息,可以进行手工录入或者自动导入(数据移植)到档案库中,以便使用。

  1.4.3.5 档案信息查询

  在档案业务信息查询中,新增案例定位功能,可以查看选中案例的位置信息,选中案例所在的案卷、位置内的所有案例、案卷信息以及案例对应的业务信息。

  查看案例的历史信息,可以根据案例或房屋任意追踪案例历史信息直至束且可以同时追踪历史。

  1.4.3.6 档案信息修改

  对归档后的错误信息进行修改。

  通常房地产业务档案,属于永久或长期类,不应更改。我们的软件首先严格控制更改信息的权限,其次对任何更改保存更改日志。

  1.4.3.7 档案库房管理

  房地产档案库管理不仅可以录入各案卷的详细内容,且在数据入库后,可维护该档案的库房位置、盒号、卷号等,以方便档案实物的管理。可作如下案卷操作:临时销毁、解除临时销毁、永久销毁、案卷移动、案卷定位、案卷总目。案卷同步、案卷同步信息、打印移动清单、清空移动清单、操作信息查看永久卷对应业务(定义需要建立永久卷的业务)。可作如下位置操作:新增单个位置、批量新增位置、修改位置信息、删除位置、设施存放类别。

  1.4.3.8 档案案卷号录入

  业务案例归档时需要根据具体情况录入档案的案卷号,系统提供统一界面,通过收件编号或房屋代码查询,然后直接录入案卷号即可,简化档案入库的流程,提高了工作效率。

  1.4.3.9 档案批量修改

  由于经办人员的误操作或者疏忽,往往造成录入资料和文字资料不吻合,系统在档案系统中提供批量修改功能,在界面上显示案例申请资料,选择需要修改的字段,例如房屋座落、案卷号等。进入修改界面后,可以先查看原先的数据,然后再在每个要修改的字段中填入修改后的期望值。

  1.4.3.10 档案盘点

  采用RFID技术进行档案资料的盘点,使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令,库房管理终端发送盘点指令到移动终端,库房管理员根据移动终端上的提示,读取档案格和存放的档案的标签信息,完成一个档案格的盘点操作,依次进行直到完成所有档案的盘点操作。

  1.4.3.11 档案防盗

  在库房安装门禁系统用于仓库人员进出的管理。在仓库的进出门内安装四通道读卡器,实现档案信息的非法带出报警及信息的自动采集。

  1.4.3.12 房屋档案归还

  在办理完相关房屋手续后需归还房屋档案,工作人员接收到归还的档案,在库房中的自主查询机扫描档案,显示档案相关信息及应该存放的位置,工作人员把档案存放到档案架上。

  1.4.4 RFID电子标签规划

  1.4.4.1 电子标签安装规划

  档案盒1标签安装图示(粘贴盒内)

  档案架标签安装图示(粘贴盒内)

  档案存放格RFID标签安装图示(粘贴与每一个格板上)

  1.5 项目建设优势

  先进的RFID技术

  本系统采用当前最先进的RFID技术进行构建。RFID具有读取方便快捷、识别速度快、穿透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等众多优点,是物联网行业的核心技术,是未来的发展方向和趋势。

  非接触式数据采集

  RFID技术极大地增强了房管局管理者对库区档案资料的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒,只需通过RFID便携式读写器进行识读档案盒的标签就可以获取档案详细的信息数据。与条码、磁卡等介质不同的是,RFID电子标签不怕油渍、灰尘污染等恶劣环境,能在恶劣环境下工作。

  信息容量大,使用寿命长

  和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比,RFID标签可存储大量的档案资料信息,其存储空间从1K甚至到更大的容量,同时数据存储时间可达数十年甚至更久,标签可重复使用,对于档案管理应用,完全可以将档案的基本信息和借阅记录写入RFID标签中进行存储。

  安全性高

  RFID档案管理标签的数据存取具有密码保护,识别码独一无二,无法仿造,这种高度安全性的保护措施使得珍贵档案资料的数据不易被伪造和篡改。

  抗污染性和耐久性

  传统条形码的载体是纸张,因此容易受到污染,然而 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别容易受到折损; RFID标签是将数据存在芯片中,因此免受污损。

  穿透性强和无屏障阅读

  在被覆盖的情况下,RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下,才可以辨读条形码。

  组件式软件系统

  软件系统架构采用模块化组件式结构进行搭建,提高系统的可扩展性和可剪裁性。可以提供高弹性的业务扩充需求和精简的业务需求。提高软件系统的应用范围,同时满足大小客户的不同应用需求。

  系统级联部署

  系统使用独立的目录服务器,根据该服务器的数据,可以把各自独立的档案系统进行组合级联,形成一套国家级的档案系统。实现整个系统内数据和档案的一体化查询。

  精准的定位检索

  在先进的RFID技术基础上,配合先进的软件系统算法和硬件部署,可以支持对档案的多种检索,并实现快速精准的定位。从而实现高效的档案检索、存取,提高档案的可管理性,提高工作效率。

  高效的档案存取

  在精确的档案定位基础上,基于RFID的技术优势(高识别速度、穿透性识别等),可以实现批量档案的存取。在进出档案库时,实现堆垛扫描,极大的提高档案的存取效率。

  档案生命周期管理

  很多档案都具有一定的保存期限(如代管业务档案),本系统支持对档案的生命周期的管理,可以记录档案的保存起止时间并及时提醒到期的档案,释放档案存储空间。

  一体化联动

  本系统支持门禁、视频监控、环境监控、周边防护、LED公告显示等系统的一体化联动,从而使得这些独立的系统互相配合工作,实现最大化的功能应用。提供对整个档案馆安防、环境监控、信息公示等的一体化解决方案。

  信息公示

  通过在档案查阅大厅设置LED公告显示屏,显示档案查询者所查询的档案当前所处的状态、检索进度等信息,方便档案查询者了解查询情况,提高查询者满意度。通过在档案库设置小型LED显示屏,显示库存、库房访问者、环境等信息,提高档案库的可管理性。

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